Como realizar un enlace contable sin morir en el intento.

Definimos  enlace contable al proceso de traspaso de información contable de un programa de gestión a un programa de contabilidad.

Este traspaso puede ser directo Programa de gestión – Programa de contabilidad, pero también se puede realizar de forma indirecta a través de un archivo intermedio.

También lo podemos entender como un enlace dinámico o un enlace estático.

No Problem

Hoy te quiero contar un caso basado en mi  experiencia.

El hombre es el único animal que tropieza dos veces en la misma piedra.

Independientemente donde este la piedra tropiezas una y otra vez.

La experiencia solo sirve para apaciguar el golpe.

Lo que no puedo entender es como un programa de gestión que tiene un coste de cinco cifras, por muy especifico que sea, no lleve un programa de contabilidad integrado.

Se trata de un sector muy especifico donde existen pocos programas de gestión.

El mercado se lo reparten entre pocos proveedores de software.

Estos programas automatizan el 90% de las operaciones a contabilizar.

El programa de contabilidad se convierte en un repositorio de información donde la gran parte de movimientos entra de forma automática.

Estos programas son capaces de traspasar a contabilidad el 100% de:

1.# Las facturas de proveedores.

2.# Las facturas de acreedores.

3.# Las facturas de ventas.

4.# Las remesas de recibos.

5.# Las devoluciones de recibos.

6.# Los informes de caja.

Son capaces de elaborar la información para las liquidación de IVA y otros impuestos especiales que gravan la actividad.

Con estas características,  todo apunta a que realizar un enlace contable tiene que ser una labor sencilla.

Pues NO.

Nos encontramos con los siguientes problemas.

1.# Elección del programa contable.

2.# Definir el tipo de enlace.

3.# Definir el modelo de asientos que van a soportar las distintas operaciones a traspasar.

4.# Coste

¿Cómo elegir el mejor software contable para realizar un enlace contable con terceros?

El programa contable debe tener experiencia en realizar enlaces contables con programas de terceros y de diferentes sectores de actividad.

El programa contable tiene que dar como mínimo la posibilidad de poder importar un archivo con información en un formato determinado.

La mejor opción sera aquel programa que ofrezca varias alternativas a la importación para poder definir cual es el mejor enlace contable para cada momento.

Deberá cubrir tus necesidades en materia contable y deberá integrar un módulo fiscal para realizar las declaraciones liquidaciones.

Será suficiente con un programa contable que realice de forma automática las siguientes liquidaciones (Mod.303 – Mod.347 – Mod.-349)

¿Qué tipo de enlace contable es el más efectivo?

Si el programa tiene la posibilidad de importar un fichero con información contable, estaríamos ante un enlace contable estático a través de un fichero intermedio.

El proveedor del programa contable definirá la estructura de este fichero y el software de gestión tendrá que generar la información es base a esa estructura.

El enlace contable mas efectivo es el enlace contable dinámico.

El P2P, programa a programa.

Para poder realizar este tipo de enlace el proveedor del programa contable tiene que facilitar al proveedor del programa de gestión cuales son las bases de datos a las que tiene que acceder para traspasar la información.

Este tipo de enlace es el mas complicado de realizar por que conlleva facilitar esta información y la mayoría de proveedores de contabilidad no están por esta labor.

¿Qué tipo de operaciones se van a traspasar?

Las operaciones que previamente hemos definido en el traspaso tienen que ser generadas por el programa de gestión.

Deben ser generados en formato de asiento contable.

Este asiento contable debe estar confeccionado según la naturaleza de la operación.

Si esto es así, realizar el enlace contable no nos dará muchos dolores de cabeza.

Pero la realidad es que los  programas de gestión huérfanos de software contable carecen de esta habilidad.

¿Cuál es el coste real de un enlace contable?

Si se ha planificado correctamente y se ha elegido bien el programa contable el coste es 0 euros.

Lo primero que tienes que hacer es pactar con el proveedor de tu programa de gestión que debe ser él quien se encargue de realizar el enlace contable con el software  contable de tu confianza.

Pregunta como lo hacen para otros programas contables y ofrécele la posibilidad de realizarlo para el que tu hayas elegido. Ponles en contacto con ellos para que le faciliten toda la información relativa a enlazar el programa con su software.

Establece un calendario y pon una fecha de entrega.

Crea una empresa de pruebas y verifica tantas veces como sea necesario el correcto funcionamiento.

Si alguna vez has estado inmerso en un proyecto de este tipo,  cuéntame tu experiencia. Lo hablamos en los comentarios.

Si crees que este post es interesante para tu lista de contactos por favor compártelo en tu redes sociales favoritas.

2 comentarios en “Como realizar un enlace contable sin morir en el intento.

  1. Hola Pedro,

    Por mi experiencia en instalación de sistemas en varias empresas, te puedo decir que el mejor enlace contable, es que ya venga incorporado en el programa de gestión de forma «nativa», es decir utilizar un ERP que permita cargar la factura ya sea de proveedores, clientes , gastos o cualquier documento que sea registrable contablemente y que en ese mismo momento de forma trasparente para el usuario, se registre en la contabilidad.

    Todo lo que signifique importar, siempre tendrá costes, porque o bien tu proveedor de programa de gestión o bien tu proveedor de programa contable o ambos, tienen que intervenir en adaptaciones, varias, los empleados de la empresa, deben participar en las pruebas del caso, etc…

    Luego en proceso tendrás que establecer el consabido control de si todo está contabilizado, traspasado, enlazado, controlado que también tiene un coste..

    Además del coste de no tener la información actualizada en tiempo real para la mejor toma de decisiones financieras.

    Bueno esa es mi óptica consultiva ;-).

    Un abrazo

    • Efectivamente Andrea, el mejor enlace contable es el que viene de origen.
      Pero desgraciadamente hoy en día existen paquetes de gestión que no tienen esa posibilidad.
      En estos casos es cuando tienes que plantear un enlace a tu aplicación contable de confianza.
      Efectivamente existen costes, pruebas, verificaciones y diseño de un plan de control para verificar que todo se ha traspasado correctamente.

      Muchas gracias por comentar, tu aportación es muy valiosa dada tu experiencia en la implantación de sistemas.
      Un abrazo

Deja un comentario