Control de las entradas de producto en una Estación de Servicio

¿Cómo llevas el control de las entradas de producto en tu Estación de Servicio?

El control de las entradas de producto en una Estación de servicio, todo lo que hay detrás de una factura de suministro.

 

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Llevo ya algún tiempo escribiendo sobre temas muy concretos con relación a la gestión contable de estaciones de servicio, publicaciones dirigidas a un tipo de lector muy concreto, asesores, gestores, contables freelance o profesionales de la contabilidad.

Una confesión.

[quote align=»center» color=»#999999″]No tengo datos fiables sobre que porcentaje de  mis lectores  corresponden a gerentes o propietarios de estaciones de servicio o centros de distribución. Es un target muy definido y por mi experiencia muy peculiar.[/quote]

Ellos tendrían que ser los primeros interesados en los contenidos de mi blog por que ellos tienen el poder de decidir como quieren gestionar su contabilidad, una contabilidad «muy elaborada», sí se quiere conocer con detalle el resultados de las distintas actividades relacionadas con la gestión de una estación de servicio.

Existen áreas muy importantes que requieren de  control diario y que desde un despacho no se pueden controlar.

Partidas que son de suma importancia y que influyen directamente en el resultado.

Fases del circuito de compras de Gasolinas y gasóleos a tener en cuenta

1#. Pedido

Si se trata de una EESS, en régimen de comisionista o tienes un contrato de suministro con una operadora (Cepsa, Repsol, Galp, BP, Tamoil, ect), no tiene mayor secreto en muchos casos ya tendrás los días fijos de suministro.

En estos casos tendrás que verificar que el precio corresponde con el pactado y en el caso de ser comisionista que se aplica la comisión por la venta a los conceptos acordados  previamente. En la mayoría de casos el precio del porte ya bien incluido.

En el caso que gestiones EESS, libres, aquí el tema es mas divertido, durante la mañana recibirás ofertas de los distintos operadores (Cepsa, Repsol, Galp, BP, Tamoil, ect) y en función del precio ofertado se realizan los pedidos a uno u otro. Aquí hay temas ha tener en cuenta  posibles rappels de descuento, ofertas por paquetes, etc. A tener en cuenta que el precio final será el precio del Combustible más el precio del porte.

2#. Recepción del producto

El producto se suministrará a nuestras instalaciones en camiones cisterna de 32.000 litros de capacidad divididos en varios tanques.

Lo primero que debemos realizar antes de proceder a la descarga es tomar la medida de nuestras existencias en los distintos depósitos bien a través del método tradicional de varillas o bien a través de sistemas de medición por sondas Veeder – Route.

Una vez concluida la descarga volveremos a tomar las medidas, para verificar que el llenado corresponde con los litros entregados, según «albaran de entrega».

Es aconsejable que la recepción por parte de la estación de servicio no lo haga siempre la misma persona y que se compruebe que el camión está completamente descargado. De esta forma evitaremos que el transportista se vaya sin darse cuenta con algo de producto.

Una vez recepcionado el producto se anotará la entrada en los registros de entrada de producto y se introducirá en el sistema de gestión de la estación de servicio.

3#. Recepción de la factura.

Cuando recibamos la factura del suministro deberemos verificar que los litros coincidan con los litros recibidos, y el precio coincide con la oferta recibida a la hora de realizar el pedido, sin descuidarse el precio del porte.

Si es una EESS en régimen de comisionista, verificar que la comisión por la venta del producto coincide con los conceptos aplicables.

Si la gestión contable de la estación de servicio se lleva desde un despacho externo, la única documentación que se recibe para procesar es la factura.

Como hemos visto existen otras muchas cosas que hay que tener en cuenta antes de contabilizar una factura de compra de combustibles.

El propietario o responsable de la gestión de la estación de servicio deberá verificar que se cumplen todos estos procedimientos y tener prueba que se han realizado.

Si efectivamente se tienen en cuenta estos tres aspectos, al finalizar un periodo podremos comprobar y verificar:

  1. El total de litros suministrados coinciden con el total de litros introducidos en el sistema. Aspecto este muy importante para el control de las existencias.
  2. El importe de las compras contabilizadas coincide con las compras realizadas.
  3. Las comisiones recibidas por la gestión de las ventas coincide con los litros introducidos en el sistema.

Por último quiero que recuerdes esto, por si recibes alguna visita inesperada.

Extencias Finales = Existencias Ini. + Compras – Ventas

Si pones es práctica todo lo que hemos visto hoy que ya tienes controlada una parte de la ecuación.

En tu EESS  o Centro de distribución, ya tienes controlados estos sumandos.

Si tienes algo que añadir, lo hablamos en los comentarios

Ayúdame a compartir entre tu lista de contactos.

 

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