Trazabilidad de las operaciones. Cómo contabilizar el sistema de medios de pago más utilizado en Estaciones de Servicio?: (Parte 3)

En-busca-de-la-liquidacion-perdida

Trazabilidad de las operaciones. En busca de la liquidación perdida.

Antes de empezar a explicarte como se consigue controlar y verificar la trazabilidad de las operaciones realizadas desde nuestro TPV Ingenico (H-24) te recomiendo la lectura de:

 

En esta última entrega, veremos cómo poder verificar y controlar los movimientos de las cuentas contables que intervienen en las operaciones realizadas con nuestro TPV.

Lo primero y más importante, es conocer las condiciones y periodos de liquidación de las operaciones. Si no lo tienes claro, ponte urgentemente en contacto con el titular del TPV.

Si recordamos las operaciones soportadas en nuestro TPV H24 son:

  1. Ventas de Servicios
  2. Como medio de pago

 

1.# Ventas de Servicios

Ya vimos en entregas anteriores como se reflejabancontablemente las ventas relacionadas con las recargas de telefonía móvil y recargas off-line.

Ingenico factura las recargas de teléfono y paysafecard semanalmente los días 8, 16, 24 y final de mes y nos genera un recibo semanal que nos carga en cuenta.

El tratamiento contable de estas operaciones es sencillo.

Al recibir las facturas.

(600012.X) Recargas Teléfono
(472.X) H.P.IVA Sop. (400.X) Ingenico Iberia

Al realizar el pago.

(400.X) Ingenico Iberia (572.X) Bancos

Resaltar que el margen comercial por estas operaciones suele estar por el 3%.

2.#Como medio de pago

Lo primero,como hemos dicho anteriormente, es conocer el calendario de facturación y cierre. Si no lo tienes,pídelo.

En función del tipo de tarjeta utilizado como medio de pago, el periodo de cierre y  liquidación de las operaciones variará.

  • Las tarjetas bancarias (4B, VISA/MC, EDCMAESTRO, 4BMASTER), las liquida la entidad bancaria al día siguiente, según cierre diario en el terminal, respetando las condiciones que nosotros tengamos pactadas con nuestra entidad bancaria.
(572.X) Bancos (440.X) Oper. TPV H24
(626.X) Serv.Bancarios (572.X) Bancos

Si tu entidad bancaria te abona las operaciones directamente por el neto. ATENCION, habla con ellos para que te cambien el modo de liquidación.  Si no lo haces, te volverás loco intentando contabilizar correctamente las operaciones.

  • Las tarjetas de Gasóleo bonificado  CECABON se liquidan mensualmente, atendiendo al calendario de facturación y cierre y se abonan unos días después en cuenta.
(572.X) Bancos (440.X) Oper. TPV H24
(626.X) Serv.Bancarios (572.X) Bancos
  • Las American Express se liquidan mensualmente atendiendo al calendario de facturación y cierre  y se abonan unos días después en cuenta.
(572.X) Bancos (440.X) Oper. TPV H24
(626.X) Serv.Bancarios (572.X) Bancos
  • Las H24 y RESSA se liquidan mensualmente atendiendo al calendario de facturación y cierre  y se abonan unos días después en cuenta.
(572.X) Bancos (440.X) Oper. TPV H24
(626.X) Serv.Bancarios (572.X) Bancos

Las facturaciones por consumos mensuales, se instrumentan en las denominadas Facturas por consumos donde, aparte de la liquidación de los consumos, se incluyen otros conceptos tales como (comisiones por utilización del terminal #626#, cuotas de servicios de GPRS #629#, etc.)

El periodo de liquidación suele estar por el 5º día hábil a la fecha de facturación (un día después a la fecha de cierre).

Para el resto de TPV’s  de tus entidades bancarias, la forma de liquidar las operaciones realizadas  es igual que las realizadas con las tarjetas bancarias (4B, VISA/MC, EDCMAESTRO, 4BMASTER), las abona la entidad bancaria al día siguiente según cierre diario en el terminal, pero teniendo en cuenta la cuenta contable que asociamos a la forma de pago que vimos en entregas anteriores.

(572.X) Bancos (440.X) Oper.TPV Entidad1
(626.X) Serv.Bancarios (572.X) Bancos

Muy  IMPORTANTE !!!, el saldo de las cuentas #440.X# te dirá en todo momento la relación de operaciones realizadas con el TPV que están pendientes de liquidar. Deberás controlar de cerca estos movimientos.

Por último, comentarte dos cosas, una buena y otra mala. La mala es que, a diferencia del asiento de cierre de turno, que se podía hacer de forma automática  si tenias el programa de gestión con modulo contable, los asientos de liquidación de las operaciones realizadas con nuestro TPV’s hay que hacerlos de forma manual. Los números son claros, multiplica por 1.5 el numero de TPV’s que tiene una Estación de Servicio y lo multiplicas por los días del mes. Ese es el número aproximado de asientos a realizar por cada Estación de Servicio.

La buena  noticia es que hoy en día existen herramientas que realizan estos asientos contables de forma automática y con total garantía.

Las quieres conocer?, ponte en contacto y te lo cuento.

¿Que te ha parecido esta última entrega?

¿Tienes alguna duda ahora sobre cómo contabilizar el sistema de medios de pago más utilizado en las estaciones de servicio?

Lo hablamos al hilo de los comentarios.

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2 comentarios en “Trazabilidad de las operaciones. Cómo contabilizar el sistema de medios de pago más utilizado en Estaciones de Servicio?: (Parte 3)

  1. Hola

    me resulta interesantísimo este blog. yo trabajo con gasolineras CEPSA. actualmente llevo 6 gasolinetas., en el año 2011 he llevado gasolineras y butano.

    el lio de las TPV E INGENICO , RESSA Y CIA, es descomunal, el volumen que tengo me a hecho pedir dos auxiliares.

    mi método es hacer un escandallo de cada gasolinera mensual. y llevar AMEX, RESSA, y similares a una cuenta puente. Cuando recibo la factura la parte informativa la llevo de la cuenta puente a la cuenta de INGENICO o prov que corresponda a la tarjeta. y el pago liquido la cuenta prov y parte informativa.

    Me va bastante claro, asi veo diferencias y consumos.

    lo que ahora me viene es una maquina de tabaco…. en propiedad.

    El tabaco de DEPASO, también es en deposito.
    como lo harias? tendría que en la factura sustituir la cuenta de gasto por una 448 deposito…y los ingresos con los que se paga a la misma cuenta, asi se concilian.

    un cordial saludo, y FELICES FIESTASSS!!

    MELI

    • Hola Meli,
      Gracias por tus comentarios.

      Efectivamente controlar todos los Tpv con un volumen de 6 gasolineras empieza a ser importante.
      Con ese volumen 3 personas me parece excesivo, así que te invito a revisar tus procesos contables para que identifiques que tareas te llevan a consumir tantos recuros.

      También creo que deberías incluir entre tus herramientas alguna de conciliación y contabilización automática de bancos para automatizar esos procesos que no aportan valor pero que son obligatorios para una correcta gestión contable. Tu productividad se incrementaría a niveles que te sorprenderían.

      Si lo crees oportuno te invito a una sesión para que veas lo que realizamos en nuestra empresa y poder intercambiar opiniones.

      En relación a la máquina de tabaco, nosotros no tenemos en nuestras estaciones de servicio, y menos aún si la máquina la tenemos que comprar nosotros. El margen por la venta de un paquete de tabaco es mínimo, es más un servicio al cliente que un negocio.

      Según lo que me comentas, entiendo que DEPASO te llenara la máquina de producto y te facturara el total de producto en depósito descontándote la comisión por la venta. Si es así deberás de tratarlo igual que las facturas de suministro de carburante.

      Si ellos se encargan de la gestión de la máquina de tabaco y te pagan una comisión solo por la venta, entonces será un ingreso por comisión o servicio.

      Espero tus noticias.

      Un fuerte abrazo.

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