Problemática contable en las estaciones de servicio Low Cost

Problematica contable de las gasolineras fantasma

Estaciones de servicio Low Cost, la moda de las estaciones de servicio.

Tal como te comentaba en mi post sobre Estaciones de servicio, todo lo que deberías saber sobre su contabilidad y nadie te ha contado

Aterricé hace años en este sector sin referencias y sin guía. Con el tiempo creo poder decir que he logrado especializarme. Creo haber superado con creces la teoría de la 10.000 horas.

Durante muchos años el sector de las Estaciones de servicio ha permanecido en un aletargamiento continuo.

El sector ha empezado a despertar y a tomar nuevos rumbos con la aparición de las estaciones de servicio Low Cost y ahora, más recientemente con el boom de las gasolineras desatendidas o como se las empieza a denominar «gasolineras fantasma».

Estos nuevos tipos de negocio han hecho que los proveedores de software de gestión de estaciones de servicio se adapten a esta nueva circunstancia, integrando dispositivos como el  Terminal de pago no atendido o terminales de pago automático ( Automat).

Un Automat funciona como un Terminal punto de venta (TPV), independiente y que se integra dentro del software de gestión de la estación de servicio, capaz de gestionar todos los surtidores de la estación  en modo desatendido.

Hoy quiero compartir contigo como se debe configurar un Automat contablemente,  para que la información que traspase al cierre del turno sea lo más transparente posible.

Aspectos generales

Deberemos configurar nuestro sistema  de tal forma que todas las ventas de contado realizadas con el Automat durante el turno, sean cargadas a un determinado cliente creado para tal fin con una forma de pago determinada.

Clientes Contable Sac

Clientes datos Sac

Si nuestro Automat admite efectivo (dispone de billetero), deberemos crear un articulo de tienda llamado Vale Automat, para salvar las diferencias entre el efectivo entregado y el suministro efectivamente realizado.

Mantenimiento articulos Valec Sac

Aspectos específicos del tratamiento contable de las operaciones.

Cuando el pago del suministro se realiza utilizando una tarjeta bancaria, no existe problema si se autoriza inicialmente una cantidad y después no coincide con el suministro efectivamente realizado, ya que el sistema cargará al cliente el importe final.

En estos casos, no existe diferencia alguna en el reflejo de las operaciones, ya que se ha utilizado una forma de pago definida previamente.

Si el suministro se realiza en efectivo y se ha solicitado un suministro de un importe determinado y este coincide con el efectivo entregado, tampoco existe ningún problema.

El problema existe cuando hemos solicitado un suministro por un importe y el suministro efectivamente realizado, es menor.

¿Qué ocurre en estos casos?, lo normal es que el propio Automat nos expida un Vale por la diferencia, que podremos canjear en otro futuro suministro, o por efectivo en la estación de servicio, si es atendida por personal,  y es aquí donde surge el problema.

Propuesta de solución

¿Qué tratamiento le damos a esta «Vale» y como configuramos el programa para que lo trate como nosotros queremos?.

La propuesta de solución que yo utilizo es considerar este «Vale»  como un anticipo de clientes, atendiendo a la definición del PGC.

[quote align=»center» color=»#999999″]Entregas de clientes, normalmente en efectivo en concepto de <a cuenta> de suministros futuros.[/quote]

En cuanto al Iva, hay que tener en cuenta que este se devenga en el momento de la entrega de estos.

Para solucionar este problema en la ficha del artículo que hemos creado anteriormente, debemos configurar como cuenta de ventas la cuenta de Anticipo de clientes.

Articulo Sac Contabilidad

 

Cuéntame que te ha parecido mi propuesta de solución al hilo de los comentarios.

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photo by: Lake Mead NRA Public Affairs 

Software de Gestión: Proconsi

2 comentarios en “Problemática contable en las estaciones de servicio Low Cost

  1. Felicidades por el post: muy didáctico.
    Solo quiero plantear que, en mi opinión, sería más correcto y facilitaría más el tratamiento utilizar una cuenta #561(Depósitos recibidos a corto plazo) que una #438 (Anticipos de clientes).
    Más correcto porque se ajusta más a la naturaleza de la transacción: el cliente entrega efectivo y puede canjear el vale por mercancia o por efectivo. Es decir, no siempre el vale es por compras futuras.
    Facilita más el tratamiento porque el IVA no interviene. Supongamos que he contabilizado un vale como anticipo (#438) y el cliente lo cambia por efectivo: hay que hacer un abono para cancelar el IVA repercutido. Tratándolo como depósito el problema desaparece.

  2. Bueno, Bueno, que honor tu visita a mi blog Guillermo. Bienvenido.

    Utilizar la (#438) anticipo de clientes, es porque el 99% de las ocasiones se canjea con un nuevo suministro.
    Si optamos por tu propuesta debemos de tener en cuenta dos cosas:
    1.- Al crear el articulo Vale Sac informarle que el Iva es el 0%
    2.- En la ficha del artículo informar como cuenta de ventas una 561

    En ambos casos el software de gestión trata automáticamente las operaciones.(con o sin Iva).

    Muchas gracias por tu aportación.

    Un abrazo.

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