Estaciones de servicio, todo lo que deberías saber sobre su contabilidad y nadie te ha contado.

Da igual lo profunda y dura que sea la crisis. Millones de personas seguirán alimentando, cada día, uno de los sectores que siguen funcionando, pese a todo, a un ritmo razonable: las estaciones de servicio.

Repostar es algo tan rutinario como inevitable, incluso en la peor coyuntura como la actual: todo el mundo sigue necesitando carburante para que todo siga girando. Para trabajar. Para buscar empleo. Para ir a otra ciudad a por ese trabajo o, simplemente, para huir de vez en cuando.

Asumida semejante obviedad, asumamos otra: las estaciones de servicio son también básicas para la cadena económica. Su influencia sobre el IPC es tan esencial como polémica. La razón de ese conflicto también es evidente: los continuos vaivenes en los precios de los carburantes que afectan directamente a nuestros bolsillos y que convierten la gestión contable de las estaciones en algo complejo.

Por extraño que parezca, pese a la importancia y complejidad del sector, y rodeados como estamos de manuales de todo tipo, no existe ninguno que explique cómo deben manejarse los números.

Lo sé por experiencia propia.

Aterricé hace años en él y me encontré huérfano de referencias y sin guía ante una maquinaria a la que hay que domar. Con el tiempo, sin embargo, creo poder decir -sin demasiados reparos- que he logrado especializarme implantando una metodología de trabajo eficiente.

Para conseguir mis objetivos utilizo herramientas que están al alcance de cualquiera, instrumentos y mecanismos que cumplen con sus objetivos primordiales, incrementar la productividad en el tratamiento de la información contable.

Mis métodos no sólo están siendo aplicados en varias empresas. También lo hacen con seguridad y, lo más importante: con éxito.

Con este post te ofrezco, precisamente, conocer cual es mi metodología.

Con mi ayuda podrás ahorrarte las horas, búsquedas, experimentos y dolores de cabeza y avanzar más y mejor para poder dedicar tu tiempo a otros objetivos.

Modelos de gestión

Para empezar, debemos diferenciar entre dos tipos de estaciones, según el modelo de gestión adoptado por el empresario.

Las primeras, conocidas como estaciones de servicio abanderadas, son las que obtienen sus beneficios de las comisiones que les pagan los gigantes del mercado. Piensa en Repsol, Cepsa o Galp y aparecerá en tu cabeza una de ellas, con banderas de la marca en cuestión, pegatinas, eslóganes publicitarios y su imagen corporativa hasta en el último rincón.

El segundo modelo son las estaciones independientes, también conocidas como estaciones de servicio libre. Su nombre no deja mucho lugar a la imaginación: compran y venden su producto sin tener un contrato con un distribuidor determinado. Es decir, independientemente.

Sea cual sea el modelo, todas las estaciones coinciden en que sus actividades van más allá de la mera venta de combustibles. Esta relación de elementos suele coincidir, con mayor o menor precisión, en todas las estaciones:Logo-Gasolinera

  • Venta de artículos en tienda.
  • Servicios de lavado de vehículos.
  • Servicio de recarga de móviles.
  • Prensa y periódicos.
  • Bares y restaurantes.

La contabilidad de la estación deberá, entonces, reflejar por separado y con claridad cuál es el resultado de cada una de esas actividades.

A ello cabe sumar que los empresarios suelen contar con más de una estación de servicio. Tal diversificación obligará a llevar la contabilidad por estaciones (centros) y actividades.

Una vez conocemos el modelo de gestión de la estación de servicio y las actividades complementarias que realiza, ya podemos empezar a definir qué modelo de cuentas contables vamos a utilizar.

Aspectos a tener en cuenta en la contabilidad de las estaciones de servicio

Compras

Hay que diferenciar claramente la compra de carburantes de las compras del resto de actividades.

La compra del carburante debe quedar registrada de tal forma que podamos verificar los precios de compra y los litros suministrados. Recuerda que, al contrario que en otros sectores, estamos hablando de un mercado en el que el precio de compra va y viene. Sube o baja de una manera constante al estar está sujeto a las variaciones que dicta el mercado. Su precio varía cada día y los litros suministrados acaban por diferir de los litros pedidos a la distribuidora.

Ventas

Aquí también es necesario diferenciar claramente los ingresos producidos por la venta de carburantes del resto de actividades.

En este caso es básico conocer el volumen de litros vendidos a través de los surtidores y su precio unitario. E insistimos: El vaivén de los precios. El valor de la venta variará diariamente en función de lo que decrete el mercado.

NOTA: Hasta el 31 de diciembre de 2012 el volumen de litros vendidos era la base para liquidar el IVMDH. Desde entonces ha variado, ya que este impuesto lo liquidan los operadores directamente, repercutiendo estos en el precio el importe de los IIEE.

Existencias

Deberán tratarse de forma distinta dependiendo de si somos comisionistas o si somos independientes.

Estación independiente

  • Debemos tener establecido un sistema de control de existencias que nos permita conocer en todo momento cuál es el volumen de existencias en los tanques de combustible a través de un sistema de medición informatizado o el tradicional de varillas.
  • Además, deberemos valorar las existencias al final de cada periodo para corregir el valor de las mismas a través de la variación de las cantidades. Este proceso conlleva una peculiaridad añadida. Los carburantes almacenados son muy sensibles a las temperaturas y sus densidades varían, por lo que las mediciones no coinciden con los registros de los sistemas de control y se producen diferencias. Hay que corregirlas.

Estación comisionista

  • Contablemente no tendremos que hacer nada con las existencias de carburantes, ya que nosotros somos depositarios y la titularidad de las mismas no es nuestra.
Servicios exteriores

Debemos tener en cuenta para qué centro o actividad corresponde el gasto y contabilizarlo en función de su naturaleza.

Los transportes en las compras deberán imputarse como mayor valor de la compra, pero en una cuenta diferente de la utilizada para la compra de carburante.

Servicios bancarios y similares

Existe una partida importante, correspondiente a las comisiones cargadas por las liquidaciones de ventas cobradas con tarjetas, las cuales deberemos verificar si son de entidades bancarias pactadas.

Otros tributos

Imputar los IAE’s en función de los centros y actividades que desarrolla la empresa.

Gastos de personal

Imputar los gastos de personal en función del centro donde desarrollan las actividades.

Dotación para amortizaciones

Debemos de tener un cuadro de amortización en el cual estén reflejados todos los elementos del inmovilizado, clasificados por su naturaleza independientemente de si están totalmente amortizados o no.

Debemos aplicar el método de cálculo de amortización mas adecuado en cada caso y tener en cuenta a qué elementos del inmovilizado le podemos aplicar el coeficiente por turnos.

Una vez conocida la cuota de amortización, la imputaremos en función de a qué actividades están afectos los elementos del inmovilizado.

Proveedores

Debemos tener en cuenta las fechas de pago, ya que si incumplimos el plazo nos podemos encontrar con que no tenemos riesgo para realizar nuevas compras.

Los plazos de pago a proveedores de carburantes suelen ser, por norma general, no más de 9 días desde la fecha de facturación para las gasolineras abanderadas y no más de 30 días para las gasolineras libres.

Hay que tener en cuenta que si nos hemos excedido del riesgo (éste siempre viene dado por la entrega de un aval), deberemos pagar al contado para poder comprar.

Clientes

Para no tener problemas financieros debemos enfocar el negocio a un modelo de negocio al contado, reduciendo las ventas a crédito a clientes. Y si realizamos ventas a crédito, el vencimiento nunca debe ser superior a 30 días y, en la medida de lo posible, tener estas operaciones avaladas o afianzadas.

Es recomendable definir un procedimiento que nos permita identificar aquellos clientes cuya vejez de la deuda sea superior a 6 meses.

Bancos

Conciliar de forma periódica las cuentas de bancos. Verificar que todas las las ventas cobradas con tpv’s son abonadas en el banco.

Caja

Comprobar y verificar las cajas diarias, separadas por turnos de trabajo, identificando las posibles diferencias que se puedan obtener.

Como se puede observar, la contabilidad de estaciones de servicio requiere que la persona que contabiliza las operaciones conozca muy bien todos los procedimientos que se realizan en cada una de las distintas áreas.

 

Aspectos a tener en cuenta antes de presentar un balance de pérdidas y ganancias y un informe de gestión por centros

Una vez contabilizadas todas las operaciones, antes de elaborar ningún tipo de balance de situación, balance de perdidas y ganancias o informe de gestión, deberemos verificar que toda la información procesada es correcta y que no nos hemos dejado nada por contabilizar.

Por ello es recomendable pasar un check list que aborde los siguientes puntos

  • Facturación Pista (carburantes).
  • Facturación otras actividades.
  • Facturación RESSA.y H-24
  • Variación de existencias de carburantes.
  • Variación de existencias tienda.
  • Amortizaciones.
  • Provisiones de dudoso cobro.
  • Verificar que tenemos todas las facturas de proveedores.
  • Nominas y seguridad social.
  • Saldos deudores.
  • Saldos Acreedores.
  • Total litros comprados (entradas) coinciden con los litros introducidos en el sistema.
  • Importe de las compras (entradas) coincide con las compras introducidas en el sistema.
  • Importe de las ventas coincide con las ventas introducidas en el sistema.
  • Conciliación bancaria.
  • Cuadre de las cuentas de tpv’s.
  • Verificar los saldos de las cuentas de caja.
  • Verificar la liquidación de impuestos. (iva, retenciones, pagos a cueta I.S., etc)

A partir de este momento los balances de situación, perdidas y ganancias e informes de gestión que elaboremos serán fiel reflejo de los estados financieros de la empresa y la información presentada servirá la empresario para la toma de decisiones.

Si eres el responsable de la gestión de una estación de servicio. ¿Que metodología utilizas en tu empresa?. Lo comentamos.

¿Te ha gustado mi post? y crees que puede ayudar a otros a llevar la contabilidad de una estación de servicio. Compártelo.

15 comentarios en “Estaciones de servicio, todo lo que deberías saber sobre su contabilidad y nadie te ha contado.

  1. Pedro, me ha encantado tu post e información sobre la gestión contable de las estaciones de servicio, es más, me has abierto lo ojos, pues no conocía este sector de actividad empresaria y lo has explicado y detallado tan bien que me siento entusiasmada por conseguir un trabajo así ahora que emprendo un proyecto de contable freelance.

    • Gracías, MFTBAR, si vas a emprender un proyecto de contable freelance estas en el lugar apropiado. Mantente informada de la actualidad del blog. Seguro que encontraras cosas que te ayudaran a lanzar tu proyecto.
      Estoy preparando un post sobre el maletín del contable freelance 2.0 donde encontraras todo lo necesario para iniciarte en este maravilloso mundo.
      Mucha suerte!!!

    • Gracias por tu comentario Miguel.
      Efectivamente, el saber gestionar, contabilizar correctamente y entender estos matices que hacen diferente a este sector, es el hecho diferencial entre un profesional de la contabilidad y otro.El resto de las operaciones como tu bien comentas es común al resto de sectores.

  2. Hola Pedro,
    Me acaba de llegar una estación de servicio al despacho y es la primera vez que estoy en este campo, me gustaría que me dieses tu opinión, con respecto a la forma de contabilizar los clientes.
    Esta estación de servicio cobra en efectivo, por tarjeta y como has comentado hace facturas de los tickets mensualmente a ciertos clientes habituales. También vende gasoleo a domicilio y en este caso emite factura cada suministro. Se me plantea el problema que es una estación de servicio muy pequeña y sus ventas suelen se de pequeño importe.
    Me gustaría que me ayudases y me explicases la forma de contabilizar las ventas si los contabilizas dentro de cada uno de las formas de ventas comentadas como ingresos diaríos, ya que he leído que si la estación de servicio lleva por cualquier otro método de prueba, ya sea su programa informatico de facturación, se podría hacer así y justificando ante hacienda en el caso que te reclame facturas, también las del reparto a domicilio, los clientes son de muy poco volumen y la inmensa mayoría no llega a 3000 euros. y por otro parte el sistema informático de la estación de servicio me el 347 de los clientes.
    Por otra parte los banco es un apartado difícil, pues hay ingresos por TPV pero no detalla el cliente, ingresos por transferencia interna y externa, documentos al cobro y efectivo.

    Perdona por las molestias.

    Un saludo.

  3. Hola Pedro

    pues aparte de que es interesantísimo, yo trabajo y trabaje en gasolineras y butano Cepsa. Si llevo un método similar a que expones, lo mas difícil son los controles de pago , y llevar los escandallos a buen termino.

    llevo 6 gasolineras, y una contabilidad atrasadísima, después de 2 años en `paro me han vuelto a coger para volver a trabajar en contabilidad de Cepsa

    y sobre todo, si son Centros Especiales de empleo…. los seguros sociales se complican al contabilizarlos.

    un abrazo!
    MELI

    • Hola Meli,
      Felicidades por el trabajo y lo segundo bienvenida otra vez a este maravilloso mundo.
      Hoy en día una gestión contable eficiente se basa en un buen software. En dos años la gestión de gasolineras a evolucionado mucho con la aparición de las Low-Cost (a mi me gusta mas gasolineras a precio).
      Estoy seguro que por aquí encontraras inspiración para ponerte al día.

      Un abrazo.

  4. Me gustaría saber si para la declaración del iva yo puedo hacer una factura mensual de venta de combustible por gasolinera o hace falta una diaria?

  5. hola…interesante sobre todo aquellos como yo por primera vez aceptan este reto de llevar contabilidad de una estacion de venta de combustible…quisiera saber q otros impuestos se paga aparte de la renta y del IGV MENSUAL, quiero saber si hay otro impuesto mensual de combustible..gracias

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